Keine Angst vor Mitarbeitendengesprächen

von Verena Arps-Roelle
veröffentlicht am 7. August 2021

Mitarbeitendengespräche sind ein wichtiges, wenn nicht sogar das wichtigste, motivierende Führungsinstrument.

Und zur (Ein)bindung unerlässlich. Und das nicht nur einmal im Jahr.

Dabei sind die Form, der Inhalt und die Beurteilung der Mitarbeitendengespräche prägend für die weitere harmonische, motivierte, produktive und somit erfolgreiche Zusammenarbeit. Ziel ist es, die Kommunikation als Führungsverantwortliche*r so zu gestalten, dass zugleich mitarbeitenden- und leistungsorientiert gehandelt wird und auch als krisenhaft empfundene Gespräche einvernehmlich zum Abschluss gebracht werden.

Professionell durchgeführte Mitarbeitendengespräche weisen ein positives Verhältnis von Aufwand und langfristigem Nutzen auf. Sie erleichtern die Führungsarbeit, trotz des dafür notwendigen Zeitaufwands, maßgeblich. Mitarbeitergespräche bieten die Möglichkeit, offene oder latente Konflikte zeitnah zu thematisieren und eine Bewältigung des Konfliktes anzugehen. Sie dienen der Reduktion von Konfliktkosten durch die frühzeitige Vermeidung einer Konflikteskalation.

Zudem bieten Mitarbeitendengespräche eine besondere und individuelle Möglichkeit, den Beschäftigten persönliche Wertschätzung, Förderung und die Gestaltung eines individuelle Settings zu ermöglichen und entgegenzubringen.

Kritikgespräche

Für Kritik an Beschäftigten bieten Mitarbeitendengespräche einen formellen und geschützten Rahmen, um ein Fehlverhalten zu thematisieren und konstruktiv positives Verhalten anzuerkennen. Durch eine positive und bewusste Kommunikation lassen sich Missverständnisse im Arbeitsalltag verhindern. Indem Kritik motivierend vermittelt wird entsteht eine zielgerichtete Atmosphäre. Sie ermöglichen einerseits den gezielten Blick in die Vergangenheit sowie, aufbauend darauf, die systematische und gemeinsame Ableitung von Maßnahmen für die Zukunft. Damit erhöht sich die Akzeptanz der Einschätzung und Beurteilung der Vergangenheit genauso wie die für die Zukunft vereinbarten Maßnahmen und Ziele. Sowohl für die Führungsverantwortlichen als auch die Beschäftigten beinhalten diese Gespräche also die Chance, das eigene Verhalten bzw. die eigene Leistung gezielt zu reflektieren. Damit bieten sie als Lernquelle die Möglichkeit, nicht erwünschtes Verhalten zu korrigieren und positives Verhalten beizubehalten oder sogar zu verstärken. Und so nachhaltige organisatorische und persönliche Erfolge zu erzielen.

Anlassbezogene oder institutionalisierte Gespräche

Anlassbezogene Mitarbeitendengespräche stehen in Bezug zu einem aktuellen Ereignis. Sie können durch ein*n Führungsverantwortliche*n als auch durch einen Mitarbeitenden aus unterschiedlichsten Anlässen initiiert werden:

Rückkehr ins Büro nach längerer Zeit im Homeoffice, von Remote Work oder Ausfall
Notwendige, regelnde Eingriffe in Arbeitsabläufe
Veränderungen in der Arbeitsgrundlage
Fehlverhalten von Beschäftigten oder Nichteinhalten von Bestimmungen
Besonders schlechte oder besonders herausragende Leistungen von Beschäftigten
Optimierung von Arbeitsergebnissen
Plötzlich auftretende Konflikte
Auftreten von Arbeitsunfällen
Häufige oder längere Krankheit von Beschäftigten

Diese anlassbezogenen Mitarbeitendengespräche werden im Rahmen der folgenden Settings geführt:

als Konfliktgespräche: Bereits bestehende oder latent vorhandene Konflikte werden analysiert und einer möglichst konstruktiven Lösung zugeführt. Die Führungsverantwortlichen sollten als neutrale Moderatoren oder Mediatoren auftreten.
als Kritikgespräche: Diese finden unter 4 Augen statt und dienen der Korrektur von falschem bzw. fehlerhaftem Verhalten. Sie sollten möglichst nah am Zeitpunkt des beobachteten Fehlverhaltens, der mangelnden Leistung oder nicht erfüllten Erwartung liegen.
als Abmahnungsgespräche: Im Falle einer Verletzung des Arbeitsvertrages sollten der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin auf das fehlerhafte Verhalten in einem privaten und persönlichen Gespräch aufmerksam gemacht werden. Wichtig ist es, dabei das Fehlverhalten korrekt zu benennen und mögliche Konsequenzen aufzuzeigen.
als Anerkennungsgespräche: Diese bieten die individuelle und effektive Möglichkeit, besonderes Verhalten oder besondere Leistungen ausdrücklich zu würdigen. Durch gezieltes Lob werden die Mitarbeitenden und ihre Leistungen sowie ihr Einsatz wertgeschätzt und respektiert. Positives Verhalten, Motivation und herausragende Leistungen werden nachhaltig gesteigert.

Wie oft ist oft genug?

Institutionalisierte Mitarbeitendengespräche beziehen sich auf die Betrachtung eines längeren zurückliegenden Zeitraums und finden wiederholt statt.

Für institutionalisierte Mitarbeitendengespräche empfiehlt sich die Verwendung eines einheitlichen Leitfadens im Unternehmen auf Basis einer betrieblichen Regelung oder Vereinbarung. Diese Art von Mitarbeitendengespräch umfasst viele Themenbereiche und dient dazu, ein Fazit zu ziehen und die nächste Periode zu planen sowie konkrete Umsetzungsvereinbarungen zu treffen.

Halbjahresgespräche sind für diesen Zweck ebenfalls geeignet um die Zusammenarbeit zu optimieren und humanisierend zu gestalten. Die zentralen Inhalte von institutionalisierten Mitarbeitendengesprächen sind mehrheitlich:

Kommunikation von übergeordneten Zielen
Vereinbarung persönlicher Ziele
Vereinbarung von Maßnahmen zur Zielerreichung
Beurteilung von Leistung und Verhalten
Vereinbarung von Maßnahmen der Personalentwicklung
Gestaltung der Karriereplanung
Systematisches Feedback
Zielgerichtete Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit
Systematisches Aufgreifen von Ideen und Kritik der Beschäftigten

Die institutionalsierten Gespräche werden im Rahmen der folgenden Settings geführt:

Delegationsgespräch: Dieses dient dazu, Beschäftigte mit dem nötigen Wissen auszustatten, um eigene Befugnisse, Verantwortungen und Aufgaben an diese weitergeben zu können.
Informations- bzw. Beratungsgespräch: Dieses Gespräch wird durchgeführt, um umfassende und qualitativ hochwertige Informationen von Mitarbeitenden, die als Grundlage für eine Entscheidungsfindung benötigt werden, zu erhalten.
Mitteilungsgespräch: Mitteilungsgespräche dienen dazu, bereits getroffene Entscheidungen zu kommunizieren. Die Entscheidungen stehen hierbei nicht zur Debatte.
Rückkehrgespräch: Diese dienen der gezielten Wiedereingliederung nach längerer Abwesenheit, Krankheit, Sabattical oder Arbeitszeiten außerhalb des Büros, bspw. im Homeoffice oder Remote. Eine andere, kontrovers diskutierte, Form von Rückkehrgesprächen zielt auf die Reduktion von Fehlzeiten und der Senkung der Krankheitsquote ab.
Überzeugungsgespräch: Das Überzeugungsgespräch dient dazu, Mitarbeitenden für eine Meinung zu gewinnen. Das bedeutet jedoch nicht, dass man nicht offen für andere Meinungen sein kann oder sich ggf. sogar selbst von anderen Meinungen überzeugen lassen kann.
Zielvereinbarungsgespräch: Diese Art von Gespräch ist dafür bestimmt, auf der einen Seite den Erfüllungsgrad bereits vereinbarter Ziele zu überprüfen und andererseits mittel- oder langfristige Ziele mit Beschäftigten zu vereinbaren, die sowohl der Erreichung der Unternehmensziele als auch der persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters dienen.

Über individuelle und konkrete Gesprächsleitfäden bereiten Sie sich strategisch und emotional vor und erlangen mehr Selbstbewusstsein und Gelassenheit in herausfordernden Gesprächen.