Kommunikation . Elementartraining

Souverän kommunizieren auf Distanz

In unserem Arbeitsalltag sind Gespräche mobil am Telefon, in digitalen Räumen und virtuellen Videokonferenzen nicht mehr wegzudenken. Sie stellen sogar mittlerweile eines der wichtigsten Kommunikationsmittel dar und werden übergreifend von allen Personen und Organisationen genutzt, um sich intern und extern auszutauschen.

Umso elementarer ist es, uns sicher und stressfrei in diese Kommunikationssettings zu begeben. Und sie effizient, erfolgreich und zufrieden wieder zu verlassen.

Nähe trotz Distanz

Doch nicht jeder Mensch fühlt sich gleich wohl in virtuellen Gesprächen auf oder am Telefon. Wie also gelingt eine erfolgreiche Kommunikation auch im distanzierten Kontakt?

Zunächst einmal, indem wir uns bewusst machen, dass unsere Kommunikation nicht nur der Weitergabe von Informationen dient, sondern auch der Stärkung unserer Beziehungen.

Häufig vermeiden wir Telefonate aus vorgeblichem Zeitdruck, Sorge vor unbehaglichen Interaktionen oder Unsicherheit. Sprechen wir jedoch mit jemandem, fühlen wir uns dieser Person danach viel verbundener – egal ob wir dies persönlich, mobil oder virtuell tun. Durch die Interaktion stärken wir unsere Beziehungen – die für unser Glück, unsere Gesundheit und das möglichst reibungslose Funktionieren unseres Alltags von entscheidender Bedeutung sind. Diese Emotionen entstehen nur wenn wir uns hören, denn die Stimme ist ein Signal, auf das wir positiv reagieren.

Für eine professionelle Gesprächsführung ist es daher wichtig, diese Gespräche, unsere Stimme und unsere Haltung strukturiert und zielorientiert vorzubereiten und durchzuführen.

Um Nähe trotz Distanz herzustellen, unser Anliegen zu vertreten, souverän mit schwierigen Gesprächspartner umzugehen, mit überzeugenden Argumenten kompetent zu agieren und mit einer persönlichen Note Wünsche, Beschwerden und Einwände lösungsorientiert zu behandeln. Und dabei professionell und authentisch zu sein und zu wirken. 

Erfolgsfaktor Stimme

Unsere Stimme zu kennen und zu schulen hilft uns in jeder Kommunikation.

Denn in ungewohnten oder unangenehmen Situationen sprechen viele Menschen vor Aufregung oder aus Reflex häufig in einer höheren Stimmlage. Auch die Atmung erfolgt dann häufig weniger Raum greifend.
Diese beiden Faktoren führen in Verbindung miteinander zu höheren Tönen, die wiederum unangenehm auf Gesprächspartner*innen wirken können oder dazu, aufgrund der geringen Stimmresonanz gar nicht erst richtig gehört zu werden.
Auch unsere Spiegelneuronen reagieren auf döse Signale nicht nur wir, sondern auch Gesprächspartner*innen fühlen sich dadurch unwohl und eingeengt.

Akut unterstützen kann es, in die Bauchatmung zu gehen. Dann wirkt unsere Stimme viel stärker und resonanzreicher. Wir signalisieren unserem Körper und unseren Gesprächspartner*innen Stärke und Ruhe.

Präventiv können wir ein „Mhmm“ in unserer Kehle aufsteigen lassen. Mit unserer Hand auf unseren Brustkorb, spüren wir die Vibration. Je stärker diese ist, desto mehr sind wir in unserer eigenen Tonlage. Durch das Geräusch und die Achtsamkeit unsere Stimme gegenüber können wir uns Erden und uns unserer Tonlage bewusst werden.

Erfolgsfaktor Power-Pose

Über eine Power-Pose können wir Stress reduzieren und uns in eine selbstbewusste psychische und physische Haltung bringen. Die uns und unseren gegenüber beeinflusst, sogar wenn wir uns nicht sehen.

Power-Posen beschreiben Körperhaltungen, die wir automatisch einnehmen, wenn wir uns selbstsicher fühlen.

Indem wir uns zum Beispiel aufrichten, den Rücken durchdrücken und die Brust vorstrecken, die Schultern nach hinten ziehen, die Hände in die Hüften stemmen oder die Arme nach oben strecken.

Verharren wir zwei Minuten in dieser Pose, reduzierte sich unser Spiegel des Stresshormons Cortisol um 25%, während der Testosteron-Spiegel um 20% steigt und dafür sorgt, dass wir uns selbstsicherer fühlen.

Fühlen wir uns dann selbstbewusst statt gestresst, präsentierten wir uns in unserer körperlichen und emotionalen Haltung anders, wir atmen anders, unsere Stimme wird klarer und volltönender und unsere .

Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Gespräche

1.   Bereiten Sie terminierte und erwartete Telefonate und Videokonferenzen vor: Spielen Sie das Gespräch in Gedanken durch, machen Sie sich Notizen um wichtige Inhalte und Argumente parat zu haben. Durch die Vorbereitung gehen Sie gestärkt und selbstbewusst in das Gespräch und hinterlassen zudem einen professionellen Eindruck.

2.   Versetzen Sie sich in eine positive Stimmung: Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für die Kommunikation am Telefon und per Video. Gespräche verlaufen flüssiger, effektiver und erfolgreicher, wenn Sie positiv gestimmt sind und sich motiviert fühlen. Dies hören und sehen Ihre Gesprächspartner*innen. Formulieren Sie positiv oder neutral, um auch bei Ihren Gesprächspartner*innen eine ganzheitlich positive Stimmung hervorzurufen, aus der heraus Sie erfolgreich miteinander kommunizieren. Halten Sie daher einen Moment inne, bevor Sie in ein Gespräch gehen und begeben Sie sich in eine freundliche, positive Haltung.

3.   Seien Sie authentisch: Seien Sie Sie selbst: echt, ungekünstelt, offen und entspannt. Diesen Einklang mit sich selbst strahlen Sie in Ihrer Kommunikation und Haltung aus. Ihre Gesprächspartner*innen spüren dies und reagieren darauf (unbewusst) entsprechend positiv.

4.   Seien Sie höflich: Bringen Sie über höfliche Formulierungen Ihre Wertschätzung Ihren Gesprächspartner*innen gegenüber zum Ausdruck und schaffen Sie so die Basis für ein effektives Miteinander auf Augenhöhe.

5.   Hören sie zu: Sind wir übermotiviert oder verunsichert, reden wir oft zu viel. Und lassen unsere Gesprächspartner*innen womöglich verunsichert und ungehört zurück. Dadurch entstehen Missverständnisse und negativ ausgerichtete Haltungen. Hören Sie aktiv und aufmerksam zu. Notieren Sie bei Bedarf Stichworte, um sich auf den Inhalt konzentrieren zu können.

6.   Wählen Sie die passenden Wörter und einen stimmigen Sprachstil: Achten Sie darauf, unkompliziert und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Stimmen Sie Ihre Wortwahl und inhaltlichen Ausführungen auf Ihre Gesprächspartner*innen ab. Gleichen Sie sich an den anderen Sprachstil an, denn: Ähnlichkeiten führen dazu, dass wir uns wohl fühlen und Vertrauen aufbauen.

7.   Praktizieren Sie aktives Zuhören: Fallen Sie Ihren Gesprächspartner*innen nicht ins Wort, um den wichtigen Vertrauensaufbau zu erleichtern. Hören Sie nicht, was Sie hören wollen, sondern fragen Sie nach, wie etwas gemeint ist. So vermeiden Sie Missverständnisse und Folgeprobleme. 

8.   Praktizieren Sie KISS: KISS steht für „Keep it simple and straightforward“. Machen Sie es also nicht kompliziert. Je einfacher Sie die Kommunikation halten, umso besser bleiben Sie in Erinnerung.

9.   Vermeiden Sie Worthülsen: Worthülsen tragen nichts zum Gespräch oder einem wirkungsvollen Gesprächseinstieg bei. Reduzieren Sie das inhaltliche Gespräch deshalb auf das Wesentliche und lassen Sie unnötige und verwirrende Aussagen weg. Streichen Sie Füllwörter und Krückenformulierungen aus Ihrem Sprachgebrauch um effektiv und präzise zu formulieren.

Sich selbst verständlich zu machen und seine Gesprächspartner*innen richtig zu verstehen, ist elementar für gelungene zwischenmenschliche Interaktion.

Eine deutliche Sprache, eine klare Haltung und unmissverständliche, präzise und wertschätzende Botschaften zu formulieren, hilft uns und unseren Gesprächspartner*innen, Aussagen zu verstehen, sich nicht nur auf die eigene Interpretationen zu verlassen und Missverständnisse zu vermeiden.

So kommunizieren Sie positiv, wirkungsvoll und erfolgreich. Persönlich und virtuell.

© by Verena Arps-Roelle & Sebastian Arps